תכנון תוכנית עבודה שנתית – המרכיבים והכלים

//תכנון תוכנית עבודה שנתית – המרכיבים והכלים

תכנון תוכנית עבודה שנתית – המרכיבים והכלים

מה זו תכנית עבודה שנתית?

תכנית עבודה שנתית כוללת את כלל הפעילויות, הפרוייקטים, כח אדם והתקציב, המתוכננים לשנת התקציב, והיא נבנית לאור ובהלימה ליעדים האסטרטגיים של הארגון ובאופן אופטימלי.

בכדי לפשט את הנושא, ניתן לאמר כי תכנית העבודה השנתית מחלקת את עוגת המשאבים הארגוניים לאזורי פעילות שונים על פי עדיפות הנגזרת מיעדי הארגון.

העבודה על פי תכנית עבודה שנבנתה כנגזרת מהיעדים העסקיים, תבטיח את התפתחות החברה כפי שהתוותה והגדירה ההנהלה ומכאן, חשיבותה העצומה.

 

“חלוקת העוגה”

רגע לפני שמחלקים את העוגה חייבים לדעת קודם מה גודלה והרכבה.  ישנן 2 שיטות עיקריות להגדרת גדול והרכב העוגה, האחת, Top Down, הנהלה החברה הובעת מס’ קווים מנחים לגבי השימוש במשאבי הארגון (תקציב וכח אדם) והגדרות כגון הרכב התקציב במושגי תקציב השקעות (CapEx) ותקציב שוטף (OpEx).  השנייה שילוב של Top Down יחד עם Bottom Up, כך שמוגדרת מסגרת ברמת הנהלת החברה ועדיין יש בדיקה להלימה בין הפעילויות שמוגדרות כ- Must לביצוע אל מול אותה מסגרת.  באם נמצאים פערים מהותיים מתקיים דיון נוסף ברמת ההנהלה להגדרת מסגרת מעודכנת.  בנוסף, כחלק מתהליך חלוקת העוגה, נקבעים לוחות זמנים לשלבי התכנון של התוכנית ולאישורה.

 

תכנית עבודה שנתית – “חיה ונושמת”

בעבר היה מקובל לראות בהכנת תכנית העבודה השנתית אירוע חד פעמי, אשר מטרתו אישור התקציב השנתי וחלוקתו לפעילויות השונות.

בשנים האחרונות, הולכת ורווחת התפיסה כי תהליך בניית תכנית העבודה השנתית הוא תהליך רציף והמשכי בו, לאחר אישור התוכנית, עוברים לשלב הביצוע והדיווח על התוכנית, אשר הופכת לתכנית “חיה ונושמת” ומשקפת במהלך השנה דרישות חדשות, שינויי תעדוף ואף שינויי תקציב כתוצאה מאילוצים שונים ומצורך הולך וגובר לספק מענה מהיר לדרישות לא מתוכננות כגון שינויים רגולטוריים ועוד.  התוכנית השנתית הופכת לבסיס לתכנון הראשוני ובמהלך השנה התוכנית משתנה ומתעדכנת בהתאם לצורך ולאילוצים.  חשוב לציין שמנסיוננו, בעולם עם השתנות מאוד תדירה, אין כבר הצדקה לתכנון ראשוני שנתי מאוד מפורט.  ההמלצה היא לתכנון מפורט בטווח של רבעון קדימה עד שניים עם כמובן הצמדות למסגרת התקציב השנתית.

מדוע זה מסובך, מסורבל ולוקח המון זמן?

ברוב הארגונים מתקיים תהליך בניית תכנית עבודה שנתית, רובו מתנהל על פני מספר רב של מערכות ארגוניות, תוך שימוש בגליונות Excel רבים המשמשים מספר רב של בעלי עניין.

כמו כן, התהליך מורכב מהיקף גדול של תחומים ונושאים היוצרים מורכבות וקושי רב בחיבור ובאינטגרציה של המידע לטובת הבניה של התכנון השנתי.  החל מהיכולת לבצע תכנון Top Down ובמקביל Bottom Up, ממשיך בצורך לכסות את כלל הפעילות של הארגון ובדגש על פרוייקטים, פעילות שוטפת, פעילויות לא מתוכננות ועוד, וכלה בקישור החזק לניהול משאבי הארגון לרבות כח האדם והתקציב.

בנוסף לחיבור של כל המיידעים השונים, צריך לבצע תכנון אופטימלי בפריסה על פני ציר הזמן, תוך שמירה על רציפות במעבר בין שנה לשנה. לכן קיים הצורך לנהל ולשמר במקביל, תוכניות עבר משנים קודמות, תוכנית עבודה של השנה הנוכחית ובחלק מסויים בשנה גם תוכנית עבודה לשנה/ים הבאות.

לבסוף, תהליך תכנון והקפאת תכנית עבודה שנתית הוא תהליך איטרטיבי, שלעיתים נקרא תהליך “התכנסות” ולעיתים קורה מספר רב של פעמים.

לעיתים תהליך התכנון מתחיל מחודש יוני ואישור התוכנית מתקבל בחודש פברואר!

ומכן, לא פלא ש Excel הפך להיות מעין כלי סטנדרטי, דה–פקטו, שמנהל ומרכז את  התהליך מקצה לקצה.

 

הפתרון של אורנביט

כאשר התבקשנו לפני כשנה לספק מענה לנושא הבוער, לאחד מלקוחותינו, היה ברור לנו מהשלבים הראשונים של שלב האפיון כי המפתח למתן פתרון לנושא הוא היכולת לספק לכל אחד מבעלי העניין בתהליך ממשק משתמש מותאם לצרכיו המאפשר ניהול של יישויות אחידות במערכת וטיפול ב”משפכי הנתונים”, אשר יאפשרו לצפות ולנתח את המידע בתצוגות המתאימות – לדוגמא: מחלקה מסויימת מזינה למערכת בשלב התכנון את הפעילויות שהיא מעוניינת/חייבת לבצע בשנה הבאה. לאחר מכן, האגף מזין גם הוא את הפעילויות שלו ובמקביל צופה באגרגציה של כלל נתוני המחלקות הכפופות אליו וכן הלאה.

לאחר שכבר מצאנו פתרון לניהול, ניצב לפנינו האתגר הנוסף והוא חיבור כל עולם הפעילויות לעולם התקציב. זהו עולם סבוך, מורכב ועשיר במושגים וחוקים עסקיים, בו שולטים רק מתי מעט בארגון – הרפרנטים התקציביים.

הפתרון שפותח מתממשק למערכות הכספים של הארגון ודואג “לתרגם” את המושגים של אנשי הכספים לשפה עסקית התהליכית המתאימה לכלל בעלי העניין העוסקים בבנית תכנית העבודה השנתית.  הפתרון כולל פונקציונאליות רחבה כמו לדוגמא שמירת גרסאות, השוואת גרסאות ועוד

 

לפתרון דוחות ותצוגות עזר המסייעים בהבנת סטטוס התכנית בשלבי הקמתה והצפה של פערים.

חשוב לציין שחלק חשוב והכרחי בתהליך יישום הפתרון בארגון היה התאמה של הפתרון למקורות המידע הקיימים היום בארגון, לשיטות העבודה ולבעלי העניין.  בכל ארגון הפתרון מקבל צבע ומיקוד אחר בהתאם לתהליכים, לאופי, לתרבות ולטכנולוגיה הקיימת בארגון.

 

קצת על הדרך שעברנו ביחד עם הלקוח

שלא בשונה מפרוייקטים אחרים, אך בעצימות רבה יותר לדעתנו, היה נראה כי למרות שהמעורבים בפיתוח הפתרון כבר היו מעורבים בתהליך בניית תכנית עבודה שנתית במהלך השנים האחרונות ורמת הידע וההיכרות שלהם את שלל החוקים, ההגבלות והתהליכים היא גבוהה, ניכר היה כי כל אחד מהמעורבים מכיר רק חלקים מסויימים מהתהליך וכפי שניתן לצטט את אחד האנשים המובילים בתהליך שאמר: “כל אבן שאנחנו הופכים פותחת כמה תיבות פנדורה…”.

אבל, העבודה ההדוקה והשקיפות המלאה מול הלקוח אפשרו את סיום הפיתוח של הפתרון באופן שעונה במדויק על צרכי הלקוח.  כמו כן, בחרנו לעבוד באופן אג’לי כך, שהגדרנו את רשימת הצרכים והדרישות, תעדפנו את הדברים לפי ערך ללקוח והתחלנו פיתוח בסייקלים קצרים שמאפרים תיקוף ודיוק של הדרישות והצרכים.

 

האם ההשקעה הייתה כדאית?

בבואנו לשקול השקעה בפתרון טכנולוגי עולה תמיד השאלה האם יש הצדקה וכדאיות למהלך.  יש הטוענים שיש להשקיע בתהליכים ובמערכות אשר עומדים בשני קריטריונים מרכזיים:

  1. תהליכים המערבים מספר רב של משתמשים
  2. תהליכים המחייבים השקעת מאמצים רבים וגוזלים המון זמן רב

וכאשר יש לנו עדיין דילמה לגבי כדאיות והחזר השקעה (ROI) בוחנים קריטריון נוסף – האם התהליך הוא חד פעמי או מתרחש לעיתים רחוקות או שהוא תהליך רב פעמי שוטף.

הכנת תוכנית עבודה שנתית הינה תהליך המערב מספר רב של משתמשים בארגון החל מההנהלה הבכירה ביותר ואף הדירקטוריון והן מגוון של בעלי תפקידים שונים מכל רחבי הארגון כגון: מנהלי פרוייקטים, ראשי צוותים, אנשי כספים ועוד.

תהליך תכנון תכנית עבודה שנתית מתפרס על פני מס’ רב של שבועות וכרוך באיטרציות רבות.

כאשר נוסיף לכך את נושא המחזוריות מסתבר מיד שמתקיימים כל הקריטריונים המצדיקים השקעה בתהליכים ובפתרון ייעודי.

ואכן בבוחננו את ההשפעה של יישום והטמעה של הפתרון אצל הלקוח, עולה כמעט באופן וודאי כי יישום הפתרון יקצר באופן משמעותי (עשרות אחוזים) את תהליך התכנון השנתי, שכן רוב המידע על הפעילויות הקבועות והפרוייקטים המתמשכים כבר נמצא במערכת.

לסיכום, פתרון תכנון, ניהול ובקרת תכנית עבודה שנתית, מאפשר מימוש של תהליך ארגוני מחזורי, עתיר משאבים ומורכבות, בצורה אפקטיבית ויעילה מבחינת צריכת המשאבים, משך התהליך, יכולת התחקור וההלימה ליעדים האסטרטגיים של הארגון.

 

לפרטים נוספים ניתן לפנות לקרן עמר 054-2204901 kerena@oranbit.com

 

ליצירת קשר לחצו כאן

 

By | 2019-05-22T15:13:16+00:00 מאי 15th, 2019|כללי|0 Comments

About the Author:

Leave A Comment